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Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti magazzino
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La finestra, del menu di WinCoge:
Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti magazzino
consente la registrazione o emissione dei documenti come:
fatture vendita, ddt vendita, carichi magazzino
e tutti i documenti che movimentano il magazzino
| · | Dati Intestazione con il codice cliente o fornitore, la data, il numero ed altro(alcune informazioni si possono predefinire sul cliente o fornitore o sul tipo documento).
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| · | Righe con codici, descrizioni, quantità, prezzi o costi, ecc. (alcuni dati si possono predefinire sull'archivio prodotti oppure le righe possono essere generate automaticamente scaricando ordini)
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| · | Dati ddt: causale trasporto, vettore ecc.
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| · | Altri dati: annotazioni e varie
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| · | Scarico ordini clienti o Scarico ordini fornitori
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Videata Intestazione
| · | N.documento: se si stà inserendo un nuovo documento lo si lascia in bianco ed il gestionale per fatturazione, magazzino, gestione lotti, contabilità provvederà ad assegnarlo automaticamente al momento della conferma. In caso di necessità è possibile forzarlo. Il gestionale per fatturazione, magazzino, gestione lotti, contabilità assegna una numerazione progressiva per ogni tipo documento. Se si tratta di fatture emesse da contabilizzare automaticamente la numerazione è quella del registro iva vendite.
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| Anche ai ddt in entrata come per esempio i carichi di magazzino viene assegnato un numero progressivo.
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| · | Chiave ricerca: serve per assegnare al documento un codice, una sigla che si renderà utile per stampare o ricercare l'elenco di tutti i documenti con una determinata chiave. Per esempio la chiave può essere il numero commessa (vedere anche ordini clienti ed ordini fornitori).
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| · | Data: data di emissione (in caso di emissione ddt o fattura) o data di registrazione in caso di ddt in entrata.
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| · | Cliente o Fornitore: il gestionale per fatturazione, magazzino, gestione lotti, contabilità impone di digitare un codice cliente oppure fornitore a seconda di della C o F impostata sull'archivio tipi documento.
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| · | Se si tratta di un carico di magazzino appare il riquadro per inserire i riferimenti al ddt di carico: Data e numero.
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| · | Se si tratta di fattura emessa o ddt da fatturare appare: Pagamento, Sconto finale ed Agente. Si tratta di dati predefiniti sul cliente che si possono modificare in fase di emissione documento.
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| · | Se si tratta di fattura differita, appare l'elenco dei DDT da fatturare che si selezionano con un doppio click. Passando sulla videata delle righe si ritoveranno i ddt inseriti sulla fattura. E' possibile aggiungere o modificare le righe trasportate in automatico dai ddt. Vedere anche capitolo Fatturazione differita automatica.
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Videata Righe
| Tramite il pulsante Nuova Riga appare il riquadro per inserire le righe:
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| Nel corpo del documento: si possono inserire prodotti codificati a magazzino, prodotti non codificati, descrizioni di servizi ecc. (con relative quantità prezzi,sconti) e scritte libere.
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| · | Codice prodotto: impostando un codice prodotto appaiono automaticamente descrizione, unità di musura, prezzo, sconti e % provvigione (se si gestiscono le provvigioni agenti).
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| Il codice prodotto si può lasciare in bianco e digitare tutti i dati: in questo caso, anche se si gestisce la movimentazione di magazzino, non verrà caricato o scaricato alcun prodotto.
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| · | Descrizione: è un testo libero che può essere composto da numerose righe; viene proposta la descrizione del prodotto oppure quella dell'ultimo ordine o offerta effettuata al cliente.
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| · | Quantità: impostare la quantità venduta o caricata.
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| · | Prezzo e sconti: possono comparire in automatico secondo le impostazioni effettuate sull'archivio prodotti sul cliente o fornitore, oppure si possono digitare.
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| · | Se il tipo documento è ddt da fatturare o fattura:
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| Quando si inserisce un codice prodotto, il gestionale per fatturazione, magazzino, gestione lotti, contabilità propone il prezzo e lo sconto impostato sul prodotto in base a quello (prezzo 1,2...) predefinito sul cliente.
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| Se sono presenti offerte o ordini il gestionale per fatturazione, magazzino, gestione lotti, contabilità propone i prezzi dell'ultima offerta e/o dell'ultimo ordine.
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| · | Se il tipo documento è un carico di magazzino:
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| Se il fornitore è tra quelli previsti sull'archivio prodotti sulle righe appare automaticamente il costo di acquisto e gli eventuali sconti, altrimenti il gestionale per fatturazione, magazzino, gestione lotti, contabilità propone l'ultimo costo.
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| · | Codice iva: se si tratta di fattura o ddt da fatturare bisogna impostarlo oppure appare automaticamente in base all'impostazione del tipo documento o del prodotto.
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| Il codice iva è obbligatorio se si tratta di fattura; se si tratta di DDT da fatturare in differita si può inserirlo in modo tale che emettendo la fattura in automatico questa sia già pronta con i codici iva.
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| · | Conto: se si tratta di fattura o ddt da fatturare e serve per contabilizzare le fatture emesse, può apparire automaticamente in base all'impostazione del tipo documento o del prodotto.
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| · | %Provvigione: viene proposta sulle righe dei ddt e fatture in base all'impostazione effettuata sul prodotto o sull'agente oppure si può impostare anche direttamente in fattura. Essa viene utilizzata nel calcolo 'provvigioni e fatturato per agente'. Vedere capitolo Agenti e provvigioni.
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| · | La linguetta dati ordine contiene i riferimenti all'ordine che servono al gestionale per fatturazione, magazzino, gestione lotti, contabilità per gestire l'ordinato ed impegnato e normalmente non bisogna digitarli o modificarli.
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Videata dati ddt ed altri dati
| · | Destinazione merce: appare quella predefinita sul cliente o fornitore e si può modificare o inserire in fase di emissione documento.
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| · | Causale trasporto, Porto, Trasporto a mezzo ed Aspetto dei beni: appaiono le impostazioni predefinite sul tipo documento e si possono modificare o inserire in fase di emissione documento. Le causali trasporto sono definite nell'apposito archivio oppure si può digitare in fase di emissione documento.
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| · | Vettore: si può selezionare un vettore tra quelli definiti nell'apposito archivio, oppure digitare.
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| · | Stampo data/ora: togliendo la spunta la data/ora non viene trascritta su carta per poterla scrivere manualmente al momento del ritiro merce.
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| · | Varie 1 2 3 4: si tratta di annotazioni che vengono trascritte sul documento. Varie 1 e 2 si possono predefinire sul cliente o fornitore in modo tale che vengano ripetute automaticamente su ogni documento emesso.
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| · | Se si tratta di ddt di vendita compare il riquadro dati ddt da fatturare:
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| · | DDT da fatturare: la preimpostazione di questa casella è definita sul tipo documento. In fase di emissione del ddt è possibile fozare la spunta o togliere la spunta in maniera che il documento non venga proposto nella fatturazione differita.
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| · | Escludo DDT dalla fatturazione automatica: Se si utilizza la fatturazione differita automatica si può, quando si presenta la necessità, escludere il documento per fatturarlo manualmente. Vedere capitolo fatturazione differita automatica.
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| · | Emessa fattura n.: Quando si emette un ddt deve essere lasciata a zero. Quando questo verrà fatturato il gestionale per fatturazione, magazzino, gestione lotti, contabilità provvede automaticamente ad inserire il n.fattura sul quale è stato inserito il ddt.
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Videata Scarico ordini clienti ed ordini fornitori
| · | N.Ordine: selezionare l'ordine e premere Visualizza righe ordine per scarico.
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| Appaiono i pulsanti Scarico tutto l'ordine, Inserisco estremi ordine e la griglia con le righe dei prodotti ordinati.
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| · | Pulsante Scarico tutto l'ordine: premendo questo pulsante viene effettuata la consegna a saldo di tutto l'ordine.
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| · | Il Pulsante Inserisco estremi ordine, pagamento ed agente compare se si tratta di ordini clienti: esso inserisce sul documento la scritta 'ordine n..... del....' ed i riferimenti cliente. Se sull'ordine è stato impostato un pagamento diverso da quello predefinito sul cliente, nel documento (ddt o fattura) viene inserito il pagamento dell'ordine.
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| Se sull'ordine è stato impostato un agente diverso da quello predefinito sul cliente, nel documento (ddt o fattura) viene inserito l'agente fissato sull'ordine.
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| · | Scarico parziale dell'ordine:
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| Tramite la griglia si può selezionare ogni riga dell'ordine per impostare una consegna in conto o a saldo della quantità ordinata.
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| · | Con doppio click sulla riga desiderata compare il riquadro che popone la quantità consegnata, il prezzo e gli eventuali sconti che si possono modificare.
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| · | Nel caso di ordini fornitori è possibile gestire il carico di magazzino in unità di misura diversa da quella con la quale viene movimentato il prodotto.
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| · | Ordine saldato: se la quantità consegnata è uguale o superiore a quella ordinata questa casella si troverà automaticamente spuntata; se la quantità consegnata è inferiore si può comunque forzare il saldo dell'ordine.
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| · | Pulsante Conferma scarico riga ordine: per confermare lo scarico parziale dell'ordine.
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| · | Se ci sono altre righe da scaricare si ripete l'operazione con un doppio click su di un altra riga.
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Quando il documento è completo si preme Conferma
(oppure Elimina per cancellarlo):
| · | Memorizzare il documento
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| · | Contabilizzazione: se si tratta di fattura e se impostato registro iva sul tipo documento ed alla creazione della scadenza (se impostate condizioni di pagamento)
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| · | Scarico/Carico di magazzino: se impostata causale movimentazione magazzino sul tipo documento.
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| · | Aggiornamento ultimo costo e costo medio di acquisto se si tratta di carico da fornitore.
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| · | Scarico ordini clienti oppure ordini fornitori: se sono stati selezionati ordini da scaricare.
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| · | Scarico componenti distinta base: se si tratta di tipo documento sul quale è impostato lo scarico la distinta base.
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Appare ora la finestra che consente di selezionare l'output di stampa del documento:
| Stampante: visualizza l'elenco di tutte le stampanti configurate sul computer e permette di selezionare quella desisderata.
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| Formato pdf: premendo Conferma WinCoge genera un file di tipo Acrobat Pdf che viene immediatamente visualizzato e serve anche come anteprima di stampa.
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| Spuntando la casella salva con nome è possibile salvare il documento pdf nella posizione desiderata. Spuntando la casella Invia tramite e-mail si può inviare il documento tramite posta elettronica in allegato, senza uscire dall'applicativo (è utile per inviare, a clienti/fornitori i documenti). Vedere capitolo Invio e-mail.
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A seconda del tipo documento il gestionale per fatturazione, magazzino, gestione lotti, contabilità stamperà:
| · | il documento fomattato (se si tratta di ddt o fattura) con il tracciato standard di WinCoge oppure sui moduli continui prestampati a seconda delle impostazioni definite sul tipo documento (vedere capitolo tipi documento).
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| In alternativa alla stampa immediata è possibile stampare in blocco le fatture emesse.
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| · | il movimento di magazzino (se si tratta di tipo documento=movimento, per esempio carico da fornitore, reso clienti, carico esistenza iniziale, reso fornitori ecc.)
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| · | scontrino non fiscale: se si tratta di tipo documento scontrino.
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Un documento già inserito lo si può riaprire, modificare, e ristampare ed anche eliminare
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