In questo archivio definiscono i Tipi Documento a seconda delle esigenze. Per esempio: fatture vendita, ddt vendita, carichi magazzino, ddt resi a fornitore, e tutti i documenti che movimentano il magazzino incluso lo scarico automatico della distinta base.
La registrazione dei documenti si effettua con la finestra:
Emissione Fatture ddt e registrazione movimenti magazzino
I principali tipi documento vengono definiti automaticamente dal gestionale per fatturazione, magazzino, gestione lotti, contabilità creando una nuova ditta. Consultare anche il capitolo Creazione Nuova Ditta.
Se si desidera movimentare il magazzino bisogna predisporre
prima le Causali movimentazione poi i Tipi documento.
La videata si presenta come altre nel gestionale per fatturazione, magazzino, gestione lotti, contabilità con i pulsanti Nuovo ed Apri.
Con Apri si può vedere e modificare le impostazioni di un tipo documento.
Con Nuovo si puo' inserire un Tipo documento personalizzato.
Il pulsante LogoWiz apre una funzione per creare in pochi minuti l'intestazione della ditta da stampare su ddt, fatture ed ordini con il tracciato predefinito nel gestionale per fatturazione, magazzino, gestione lotti, contabilità :
vedere capitolo Fatture, ddt ed ordini: intestazione ditta con tracciato standard (LogoWiz).
Il pulsante ModuWiz apre una funzione per impostare ddt e fatture con un tracciato diverso da quello predefinito nel gestionale per fatturazione, magazzino, gestione lotti, contabilità :
vedere apposito capitolo personalizzare tracciato fatture e ddt (ModuWiz).
Premendo Nuovo oppure Apri si presentano una serie di linguette:
dati generali, dati per fatture, dati per ddt, stampa dei documenti e movimentazione magazzino.
dati generali
Tipo documento: codice libero di due caratteri (es. 01,02,03); ogni tipo ha una propria numerazione.
Descrizione: si tratta semplicemente di una scritta libera che non compare sui documenti.
Tipo stampa: si può selezionare movimento, bolla, fattura, fattacc, scontrino scarico.
| · | movimento si utilizza in tutti i casi in cui non si deve emettere un ddt o fattura (p.es. carichi da fornitore, resi da cliente, rettifiche inventariali)
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| · | bolla per emettere ddt a clienti (es. conto vendita, reso in sostituzione) oppure a fornitori (es. resi da conto visione)
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| · | fattura per emettere fatture a clienti in differita o fatture di servizi
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| · | fattacc per emettere fatture immediate (accompagnatorie) di prodotti
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| · | scontrino per emettere a cliente un buono di scarico non fiscale con l'elenco dei prodotti venduti e relative quantità e prezzi. Per vendite a privati si può codificare un cliente generico con l'indicazione di prezzo 4 (il prezzo iva inclusa impostato sull'archivio prodotti).
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dati per fatture
(se il tipo documento è movimento questi dati si lasciano in bianco)
| · | Registro Iva: da indicare se tipo stampa 'fattura' e 'fattacc' per contabilizzare le fatture emesse (lasciare in bianco se tipo stampa 'bolla','movimento' o 'scontrino').
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| Le fatture emesse prenderanno la numerazione dal n.prodocollo del registro iva.
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| Lasciando in bianco la casella 'registro iva' le fatture non vengono contabilizzate automaticamente .
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| Se si tratta di un tipo 'fattura' che viene utilizzato per emettere fatture proforma il registro iva si deve lasciare in bianco.
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| Note di accredito: se lo si desidera è possibile creare un apposito tipo documento per emettere le note di accredito (anche con una specifica numerazione se si utilizza un apposito registro iva). In alternativa si possono emettere come fatture di vendita indicando nel corpo fattura 'nota accredito per storno….'.
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| · | Conto ricavi: verrà proposto in automatico sulle righe delle fatture e ddt emessi, e si potrà modificare al momento dell'emissione. Quando il conto è predefinito sui prodotti, in fase di emissione documento viene proposto quest'ultimo. Se non si desidera contabilizzare le fatture si può lasciare in bianco.
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| · | Codice IVA: verrà proposto in automatico sulle righe delle fatture e ddt emessi e si potrà modificare al momento dell'emissione. Quando il codice iva è predefinito sui prodotti, in fase di emissione documento viene proposto quello del prodotto. Se sul cliente è predefinito un 'codice esenzione iva' in fase di emissione documento viene proposto quest'ultimo.
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| Conto e codice iva si possono indicare anche se tipo stampa 'bolla' in modo che, per la fatturazione in differita dei ddt, la fattura sia già pronta con codici iva e conti.
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| Il codice iva si può predefinire anche per il tipo stampa 'scontrino'
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| · | Scritta1 e Scritta2: scritte che vengono stampate sulle fatture emesse.
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dati per ddt
(se il tipo documento è movimento o fattura questi dati si lasciano in bianco)
Fatturo: inserendo la spunta (solo se tipo stampa 'bolla'), i ddt emessi con questo tipo documento saranno pronti per la fatturazione differita (totalmente automatica o semiautomatica mediante la selezione delle bolle emesse al cliente).
Trasporto, Cod.causale trasporto, Porto, Aspetto dei beni: questi dati si possono predefinire (solo se tipo stampa 'bolla' o 'fattacc', se 'fattura' si lasciano in bianco) perché vengano proposti al momento dell'emissione documenti. Le causali trasporto si possono predisporre tramite l'archivio causali trasporto oppure digitare direttamente sui documenti.
dati per stampa dei documenti
(se il tipo documento è movimento o scontrino questi dati si lasciano in bianco)
Tipo: si tratta della scritta che viene stampata sui documenti 'bolla', 'fattacc' e 'fattura' , se si lascia in bianco la stampante scriverà 'documento di trasporto' oppure 'fattura' a seconda del tipo stampa. Si può in alternativa inserire la scritta desiderata, p.es. 'nota di accredito' oppure 'fattura proforma'.
Copie da stampare: n.di copie che la stampante dovrà emettere, si potrà modificare in fase di emissione del singolo documento.
Per i ddt, se si utilizza modulo continuo multicopia impostare 1, altrimenti impostare 2 o un numero superiore (nel caso di trasporto a mezzo vettore o mittente, il gestionale per fatturazione, magazzino, gestione lotti, contabilità provvederà comunque a segnalare se il n.copie è inferiore a 2 o 3).
Tracciato stampa standard o personalizzato (solo se tipo stampa 'fattura', 'fattacc' o 'bolla'):
| · | Tracciato standard: Le fatture ed i ddt vengono emessi stampando contestualmente il tracciato predefinito nel gestionale per fatturazione, magazzino, gestione lotti, contabilità , l'intestazione dell'azienda ed i dati del documento su fogli A4. L'intestazione dell'azienda è un'immagine di tipo bmp, jpg o gif che si crea con la funzione LogoWiz descritta nel capitolo Fatture, ddt ed ordini: intestazione ditta con tracciato standard .
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| Percorso immagine logo: si tratta dell'immagine con l'intestazione dell'azienda che emette ddt e fatture con WinCoge; questa casella viene riempita automaticamente utilizzando LogoWiz.
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| Allineamento X e Y: normalmente si possono lasciare a zero, qualora la stampa su carta risulti troppo a sinistra o troppo in alto si può forzare un valore compreso tra 1 e 9 mm.
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| · | Tracciato personalizzato: permette l'utilizzo dei prestampati aziendali (sia su modulo continuo che fogli mobili): è necessario utilizzare la funzione ModuWiz. Tramite la casella combinata si seleziona il tracciato che è stato creato con ModiWiz. Consultare il capitolo Personalizzare tracciato fatture e ddt (ModuWiz).
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Movimentazione del magazzino
| Causale movimentazione magazzino:
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| per movimentare il magazzino è necessario inserire una causale movimentazione di carico o scarico altrimenti si deve lasciare in bianco questa casella.
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| Tipo documento per Scarico distinta base e Fornitore prefissato per scarico distinta base: Se non si gestisce la distinta base lasciare in bianco queste due caselle.
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| Per gestire lo scarico automatico distinta base è necessario creare apposite causali di movimentazione magazzino, un tipo documento 'movimento': vedere la capitolo Distinta Base.
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